Sistema para Gestão de Eventos Acadêmicos

Um sistema completo desenvolvido na prática e especializado em eventos acadêmicos

A Solução Completa Para Automatizar O Seu Evento Acadêmico ou Técnico-Científico

Durante os últimos 10 anos, a Daksa foi procurada diversas vezes por Fundações de Apoio à Pesquisa e Extensão, professores, pesquisadores ou pós-graduandos organizadores de eventos acadêmicos e técnico-científicos para desenvolver soluções ou responder às demandas geradas por congressos, simpósios, cursos e demais modalidades. Sempre antenados e alinhados com as ferramentas e estratégias apresentadas em eventos internacionais nos Estados Unidos e Europa, adequamos e aplicamos conceitos para que estes eventos tivessem a maior visibilidade possível e identificação com seu público-alvo.

Nossa equipe possui formação híbrida (acadêmica-empresarial), com graduação, pós-graduação e experiência empresarial. Dessa forma, conseguimos compreender melhor a necessidade dos eventos e desenvolvemos, então, soluções mais viáveis com padrão internacional de gestão e marketing.

Nosso pacote de soluções é baseado em sete etapas: (1) divulgação, (2) captação de patrocinadores via ferramentas virtuais, (3) inscrições e pagamentos, (4) submissão de trabalhos e revisões, (5) apoio ao evento, (6) publicações digitais de anais e livros e (7) relatórios de estatísticas e métricas do evento. Com isso, buscamos apresentar uma solução completa para os eventos acadêmicos e técnico-científicos, reduzindo drasticamente o tempo e recursos gastos pela coordenação do evento.

Sistemas para eventos acadêmicos

(1) Divulgação

Depois de analisarmos com os coordenadores as necessidades pertinentes ao seu evento, partimos para a criação da identidade visual e para a criação do site que será essencial para a divulgação e centralização dos serviços que apoiarão o inscrito. O site é construído utilizando firmes conceitos de SEO e Inbound Marketing, sendo uma ferramenta poderosa para atração de interessados em participar do seu evento. Possuímos, também, uma equipe especializada em termos técnicos, o que permite que seu site seja publicado na versão bi ou trilíngue (português-inglês-espanhol). Além disso, faremos um trabalho com a sua lista de inscritos, criando um fluxo de e-mails com avisos e conteúdos relevantes para manter o relacionamento com os participantes do seu evento e interessados, aumentando a sua taxa de conversão.

(2) Captação de patrocinadores via ferramentas virtuais

Nesta etapa, o nosso objetivo será auxiliar o seu evento na captação de recursos financeiros e não-financeiros, utilizando estratégias de mobilização coerentes com os valores da comissão organizadora e, também, do setor no qual o tema do seu evento está inserido. Depois de definirmos as Buyers Personas, estudamos e definimos as melhores estratégias de abordagem e, a partir disso, quais serão as ações necessárias para que seu evento consiga destaque perante os possíveis patrocinadores. Utilizando dessas inovações e ferramentas de marketing e marketing digital, seu evento poderá captar com maior facilidade patrocínios em diferentes segmentos empresarias, desde as pequenas empresas até as grandes corporações.

(3) Inscrições e pagamentos

Utilizando o site do evento, conseguimos centralizar as inscrições para o meio digital. Após o preenchimento de um completo formulário, o inscrito terá acesso a uma área restrita onde terá suporte para os demais serviços, avisos e comunicados, bem como o pagamento da inscrição, sendo possível o cruzamento de dados para descontos para associados, alunos e demais vínculos.

(4) Submissão de trabalhos e revisões

Utilizando a área restrita do participante, o sistema permite a submissão de resumos e trabalhos de acordo com a necessidade de cada evento. A revisão e aprovação de trabalhos é feita através de painéis administrativos e áreas restritas para revisores e coordenadores, possibilitando a correção pelo participante e a submissão do trabalho final completo. Nosso sistema de tramitação de trabalhos foi inspirado no Sistema SciELO de Publicações, utilizando a metodologia Open Journal Systems como suporte de gerenciamento e publicação de periódicos em formato eletrônico.

(5) Apoio ao evento

O sistema permite a impressão de crachás, certificados virtuais e demais materiais customizáveis, diminuindo custos para a comissão organizadora, além de ser uma tendência em eventos internacionais. A transmissão online, assim como o repositório de vídeos para os inscritos, o desenvolvimento de aplicativos, entre outras ferramentas possíveis, também são opções para modernizar e ampliar os horizontes do seu evento.

(6) Publicações digitais de anais e livros

As publicações digitais, dos trabalhos apresentados no evento acadêmico ou técnico-científico, seguem a tendência das revistas científicas nacionais e internacionais, o que confere credibilidade, atendendo as exigências das fundações de apoio. A disponibilização destes materiais, permite a integração do site do evento para diversos bancos de dados, favorecendo a convergência de redes de informação sobre o tema, possibilitando a visibilidade do evento para edições futuras. O sistema, automaticamente, executa a publicação do hotsite com anais e livros, de forma ordenada, permitindo a pesquisa e download de trabalhos individuais.

(7) Relatórios de estatísticas e métricas do evento

Com a finalização do evento, chega a hora da prestação de contas e envio de relatórios para as agências financiadoras e para os patrocinadores. Pensando nisso, geramos infográficos com as informações de acesso no site do evento, localidade, preferências de busca, palavras-chave, temas mais publicados nos anais e outras métricas customizáveis para a necessidade de cada evento que são de grande importância para a longevidade e planejamento das próximas edições do evento. Além disso, esses relatórios podem ser disponibilizados no site do evento para acesso ao público, conferindo credibilidade e transparência para a marca e comissão organizadora.

Gaste suas energias e foque no que é essencial para o seu evento. Atualize e automatize seus eventos com nossas soluções.